本ページでは,以下について記載いたします。
- 当会における個人情報の取り扱い
- 本人確認・会員確認の方法
当会における個人情報の取り扱い
全体共通
★ ご登録いただいた個人情報は,ご本人であればいつでも JFPUG 事務局宛ての電子メールにて開示を請求できます。JFPUG における本人確認の方法は,本ページ下方「本人確認・会員確認」の章をご参照願います。
☆ 以下に記載する各種の「管理簿」「名簿」は,それぞれの目的のためにのみ使用し,別の管理簿や名簿への複写・転載は禁止する運用といたします。イベント・教育・定例会合等は各回ごとに名簿を作成しますので,参加する際には毎回,必要な個人情報を登録していただきます。ご面倒をおかけいたしますが,当会が個人情報を適切に管理するための措置ですので,ご協力をお願いいたします。
【個人情報の取り扱い:目次】
お問い合わせ
★ 「お問い合わせフォーム」に入力していただいたメールアドレスは,お問い合わせの対応のみに使用し,管理簿への登録は行いません。
イベント・教育・定例会合への参加
★ 参加申し込み時にご登録いただいた個人情報は,イベント・教育・定例会合(以下,まとめて「イベント」と記載)の参加者名簿に登録し,そのイベントが開催された年度の年度末に参加者名簿を破棄いたします。
☆ イベント参加に関する参加者名簿へのアクセスは,役員,事務局,イベントの運営担当者(当該イベントのみ),イベント講演者(同左),教育講師(当該教育のみ)に限定いたします。
★ 法人会員所属者の個人情報は,所属する法人の JFPUG 窓口担当者に報告する場合があります。報告する際には,各個人にそのつど通知することなく報告いたします。
☆ ご登録いただいたメールアドレスは,イベント連絡用に設置するメーリングリストに登録する場合があります。その場合,登録したメーリングリストのアドレスや利用期間を,そのつど各自に通知いたします。利用期間終了後,メーリングリストを削除いたします。
お知らせメール受信
★ 申し込み時にご登録いただいた個人情報は,次項に示す受信停止状態になるまでの間,管理簿に登録いたします。
☆ 受信停止の申請があった時,またはメールアドレスへの着信が不可能であることを当会が確認した時,それらに該当する個人情報を,お知らせメール管理簿から削除いたします。
★ お知らせメール管理簿へのアクセスは,役員,事務局に限定いたします。
☆ お知らせメールは,各個人と JFPUG との契約に相当します。したがって,法人の所属者でも(法人会員の JFPUG 窓口担当者であっても),その法人に所属する他のお知らせメール受信者の個人情報をお伝えすることはできません。法人内で誰がお知らせメールを受信しているかは,法人内で調査願います。
★ ご登録いただいたメールアドレスは,お知らせメール用のメーリングリストに登録いたします。上述の受信停止状態になった時,個人情報の削除と当時にメーリングリストから削除いたします。
会員情報(法人会員窓口担当者,個人会員)
★ 入会時にご登録いただいた個人情報は,退会されるまでの間,会員名簿に登録いたします。同時に,お知らせメール管理簿(上述)にも登録いたします。
☆ 退会が成立した時,該当する個人情報を,会員名簿から削除いたします。なお,退会後もお知らせメールを継続させていただきますので,お知らせメール管理簿(上述)の登録は維持されます。その後の個人情報の扱いは「お知らせメール受信」の節の記載内容に則ります。
★ 会員名簿へのアクセスは,役員,事務局に限定いたします。
☆ JFPUG は,(一財)経済調査会 にソフトウェア開発データの統計調査を委託しています。この調査票の送付に必要な以下の個人情報を,調査依頼時期(年に1回)に JFPUG から (一財)経済調査会 に開示します。
- JFPUG 窓口担当者の,氏名,メールアドレス,住所,法人名,組織名
なお,この情報を提供するのは,個人情報の提供をご了解いただいた法人会員の情報のみであり,ご了解のない法人会員,および個人会員の情報は開示いたしません。
★ ご登録いただいたメールアドレスは,会員連絡用のメーリングリストに登録いたします。このメーリングリストには「お知らせメール」も送付いたします。なお,そのメールアドレスが既にお知らせメール用のメーリングリストに登録されていた場合は,お知らせメール用のメーリングリストからは削除いたします(お知らせメール用から会員連絡用に移動する形になります)。
☆ 法人会員の窓口担当者退任時,および退会時に,会員連絡用のメーリングリストから削除いたします。ただし,お知らせメールを引き続き受信していただくため,該当するメールアドレスをお知らせメール用のメーリングリストに登録いたします(会員連絡用からお知らせメール用に移動する形になります)。
役員着任
★ 当会役員の個人情報は,役員在任期間中,役員名簿に登録いたします。同時に,お知らせメール管理簿(上述)にも登録いたします。
☆ 役員を退任した時,該当する個人情報を,役員名簿から削除いたします。なお,退任後もお知らせメールを継続させていただきますので,お知らせメール管理簿(上述)の登録は維持されます。その後の個人情報の扱いは「お知らせメール受信」の節の記載内容に則ります。
★ 役員名簿へのアクセスは,役員,事務局に限定いたします。
☆ メールアドレスは,会員連絡用のメーリングリストに登録いたします。このメーリングリストには「お知らせメール」も送付いたします。なお,そのメールアドレスが既にお知らせメール用のメーリングリストに登録されていた場合は,お知らせメール用のメーリングリストからは削除いたします(お知らせメール用から会員連絡用に移動する形になります)。
☆ 役員退任時に,会員連絡用のメーリングリストから削除いたします。ただし,お知らせメールを引き続き受信していただくため,該当するメールアドレスをお知らせメール用のメーリングリストに登録いたします(会員連絡用からお知らせメール用に移動する形になります)。
本人確認・会員確認の方法
本人確認
★ Web フォームでの入力やメール送付がご本人によるものであるという判断は,入力・送付された以下の情報の組み合わせが,当会で管理している管理簿や名簿の内容と合致していることを判断基準といたします。
- 氏名
- メールアドレス(Webフォーム:入力値,電子メール:送信元アドレス)
☆ イベント参加申し込みの段階では,当該イベントの管理簿に登録されていませんので,ご本人かどうかを判断する手段がありません。参加申し込み内容をそのままご本人の情報として管理簿に登録いたします。
会員であることの確認
★ イベント参加者が当会会員であるという判断は,参加申し込みの際にいただいた以下の情報の組み合わせが,当会で管理している会員名簿の内容と合致していることを判断基準といたします。
- 会員番号
- 会員名(法人会員:所属企業・団体名,個人会員:氏名)
- 【法人会員】所属組織の JFPUG 窓口担当者の氏名とメールアドレス
- 《個人会員》会員自身のメールアドレス
☆ 上記情報の一部に不一致があるなど,会員かどうか判然としない場合,会員名簿に登録されている法人会員の窓口担当者(個人会員の場合ご本人の情報)に確認を求めます。その確認が取れない場合は,非会員と判断いたします。